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哈尔滨广厦学院会议室使用管理办法

来源: 哈尔滨广厦学院 时间: 2019-05-11

  为加强学校会议室的使用和管理,提高会议室使用效率,特制定本管理办法。

一、会议室日常管理

  学校会议室及接待室等会议场所由学院办公室负责日常管理和维护,统筹安排使用。

二、会议室使用审批程序

  1.各部门使用会议室原则上以本周上报周表会议为准,临时增加的会议(8人以上)须提前1天走oa审批流程,填写使用申请单(包括开会时间、主办单位、会议内容、会场布置要求等),学院办公室根据申请情况安排具体会议室,通知办会单位。未走oa审批流程的会议,不予以召开。特殊情况,须由校领导特批,并到学院办公室报备。

  2.会议室安排中若有冲突,原则上按申请时间先后顺序确定。若各部门预定的会议室与学校临时安排的重要会议或重要的接待活动发生冲突,将由学院办公室负责统筹调整。

  3.各部门使用会议室,部门负责人须在oa申请单上签字,按照“谁使用谁负责”的原则,使用部门必须派专人负责管理。

  4.超过100人的大型会议,须到后勤保卫处备案,落实安保、消防等突发事件的安全措施。

  5.会议室是学校重点防火场所。严禁携带一切易燃品和危及安全的化学药品入内;未经允许,任何单位和个人不得私自乱接电线;禁止使用不符合安全标准的场地布置。

三、会议室的使用

  1.各部门以学校名义承办的各类会议,会场布置由承办单位负责,学院办公室协助。各部门自己组织的各类会议,会场布置、会务服务由承办单位负责。

  2.各单位在使用会议室过程中,必须服从学院办公室的安排,未经允许,不能随意使用、移动、拆卸室内设施,不随意悬挂、张贴会标、会议材料,损坏、丢失会议室设施的要负责赔偿。

  3.会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得学院办公室同意,任何人不得拿出会议室或作为他用。

  4.自觉维护会议室的环境卫生,不在会议室内进餐、吸烟,不随地吐痰,乱丢杂物,不随处粘贴,乱涂乱画。

  5.使用部门在会议室使用完毕后,须负责把所用设施还原,切断电源,关好门窗,打扫会议室卫生,并及时通知学院办公室,以防止意外事故发生。

  6.会议所需特殊设备各单位自备。

  7.对于未按规定要求使用会议室的单位,学院办公室有权提出批评。

附则

  本规定由学院办公室负责解释,自公布之日起执行。

哈尔滨广厦学院

二〇一九年五月十一日

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