学生工作处

关于组织开展2020级新生学籍档案 归档工作的通知

来源: 哈尔滨广厦学院 时间: 2020-10-03

  各学院:

  为了加强学生档案的管理,使学生档案管理更加规范化、制度化、科学化,充分发挥学生档案在学生教育与管理工作中的作用,根据《哈尔滨广厦学院学生档案管理办法》,现将有关事宜通知如下:

一、学籍档案材料归档范围

  1.初高中材料:入校前学习期间的档案材料、高考成绩、高考报名登记表、高考体检表(包括电子档案打印件)、入团材料等;

  2.大学入学时材料:入取通知书、新生入学登记表、学籍登记表、(大学诚信登记表视情况选择性装入,建议毕业学年装入);

  3.体检材料:学生入学的体检表

二、学籍档案归档时间

  各学院需在2020年10月26日前完成2020级学生学籍档案的立卷、移交、归档工作。

三、高中学籍档案收取工作

  1.收取2020级学生高中学籍档案(原则封签完整),进行学生入学资格审查,学生录取信息是否与学生学籍档案材料一致,学生档案材料是否齐全。

  2.保留学籍当兵复学学生档案按照新生档案一并收取,如当兵复学回来学生的个人当兵期间档案无其他用途和去处,请一并归入学生档案中。

  3部分省份学生无纸质学籍档案,学校招生办已为学生打印电子学籍档案,并将档案移交学生工作处,各学院需到学生工作处统一领取。且新生高中档案为电子档案的,且没有补寄纸质档案的,请在新生档案袋正面标注“该生高中档案为电子档案”。

  4.部门学生档案邮寄至招生办,需各学院与招生办做好转接工作。

  5.如某种原因学生未将学籍档案带到学校,请在规定时间内向学生索要,保证学生档案如期接收完毕。学生本人未交齐材料,导致日后不能办理有关事务的,由学生本人负责。

四、大学学籍档案材料填写

  各学院在装档前需组织完成新生入学登记表、学籍登记表、大学生诚信登记表的填写工作。具体说明如下:

  1.所有材料填写不得涂改,必须采用黑色字迹笔工整填写。

  2.请准确填写以下字段:学号、姓名、专业、班级、性别、民族、出生年月、出生地、家庭出身、籍贯、本人出身、宗教信仰、户籍所在地、入学年月、身份证号、何时何地何因受何种奖惩、健康状况(入学)、学历与简历、高考成绩、家庭详细地址、家庭主要成员、社会关系等各项信息。特别说明:姓名,出生年月必须与身份证保持一致,否则学籍材料将视为伪造。

  3.家庭主要成员填写父母信息。

  4.表内照片均为1寸蓝底彩色照片。

  5.学籍登记表请在所在学院位置处加盖本学院公章,入学登记表请在表头加盖公章。

五、学籍档案材料归档范围

  1.初高中材料:入校前学习期间的档案材料、高考成绩、高考报名登记表、高考体检表(包括电子档案打印件)、入团材料等;

  2.大学入学时材料:入取通知书、新生入学登记表、学籍登记表;

  3.体检材料:学生入学的体检表。

六、新生档案材料的整理与移交

  (一)档案材料整理

  1.档案材料整理分为材料的鉴别、分类、记录、装袋。档案材料整理坚持逐个整理的原则,即整理人员每人每次只整理一名学生的档案材料;材料的鉴别整理按归档范围开展,整理人员整理学生档案材料,要认真鉴别,如有不属归档范围的材料,可退回学生本人或学院留存,不必装入档案袋;分类指按档案袋封面划分的材料类型分类;记录指每分类一类材料,统计该类材料的份数后在档案袋封面记录;装袋指经鉴别、分类、记录后把材料装入档案袋。

  2.各学院收集所有新生档案材料后,根据2020级学生花名册,按学院、专业、班级、学号、姓名依次逐个对新生档案进行整理、完善。

  3.档案袋为学校统一印发的标准档案袋,档案材料整理前需填写档案袋封面有关项目(用黑色墨水填写)。如学生姓名、性别、学院、专业、籍贯、学号。每名学生档案材料袋编号位置填写学生学号(自排序号与档案明细表一致)、姓名、性别、民族、籍贯等都需要填写清楚,编号、名称、件数要写明档案内含有的材料。(高中和大学材料有的划√,高中材料无的位置划无,大学材料只划有的材料。可选择用铅笔进行标记)

  4.高中档案材料如有丢失,填写附件1(高中档案材料说明.doc),要求装入档案内一份,辅导员保存一份。

  5.未报到、退学的学生档案需由各学院进行保管,联系未来报到学生进行档案转出。

  (二)档案移交要求

  1.按照附件2(2020级学生档案材料明细表.xls)要求一式两份纸质版材料,辅导员签字盖学院章。要求高中档案部分学生本人确认签字并将电子版传学生工作处备份。纸质材料按照明细表顺序排列整齐,捆绑好送达档案室。

  2.档案移交地址:主楼0120室学生档案管理室

  3.材料对接:联系人侯伟萍,联系电话15244764425

七、工作要求

  1.新生学籍档案的审核,原则由辅导员亲自拆封处理,对学生档案袋之内容不得让学生或无关人员查看。新生档案袋拆开后,认真清理每一个学生档案材料,做好档案材料的确认。

  2.各学院领导应重视本学院相关档案材料的归档工作,监督辅导员做好档案归档工作。

  3.各学院辅导员要确保档案材料齐全完整,不应有破损和污染、不可漏归。所有档案材料应为原件,复印件一律不收取。

附件:

1.高中档案材料说明

2.学生档案材料明细表

3.档案明细表封皮

附件1:高中档案材料说明

附件2:2020级学生档案材料明细表

附件3:档案材料明细表封皮

  二〇二〇年十月三日

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