各二级学院：

值此疫情期间，我校毕业生档案装档工作即将开始，为了确保毕业生装档、审查、转寄工作准确无误，现对有关工作安排如下：

一、装档工作要求：

1、鉴于毕业生的档案材料涉及到多个部门，请各二级学院按照档案明细进行装档，由各二级学院负责向相应部门索取成绩单、报到证等相关材料。装档工作以二级学院为单位，由毕业班辅导员老师负责，各二级学院可根据本学院情况安排其他辅导员老师辅助完成，原则上禁止学生参与装档工作。

2、装档前请负责老师认真核对每一份毕业生档案材料是否齐全、完整。按照档案明细表要求准备装档材料，没有材料的补齐准备材料。

3、装入档案材料时需要按照明细表的顺序整理排好档案材料（可以统一装订一起）。

4、由于集中装档的时间紧、任务重，请各学院务必在6月30日前将档案材料整理装档封存完毕，要避免装档时出现混装、错装现象。

5、每名学生毕业生登记表及档案外侧背面右下角必须填写学生本人的学号、姓名、联系电话。

二、档案装档流程及注意事项

第一步，领取 2020 届本科毕业生档案、档案明细、评优材料、毕业生登记表、成绩单、大学体育合格证、派遣证、档案封 条等相关材料；

第二步，进行装档

1、按照装档明细进行装档，填写档案明细单。

2、在装袋时，请务必认真仔细核对已装入档案袋中的大学档案材料有无多装、漏装、混装现象，特别注意同名同姓学生档案的装袋。

3、对于改寄、缓毕业、留级、西部志愿者等原因不投寄的档案，必须在其档案袋上用铅字笔注明原因并由装档老师签字确认，并以二级学院为单位制作明细表。

第三步，检查。各二级学院副院长、学生工作处审查毕业生装档工作情况。

第四步，封口。将已装好且审查合格的档案进行封口。

第五步，盖章。将封好的档案袋进行盖章。

第六步，档案邮寄地填写。

1、档案邮寄地址填写说明

①确认要寄档案同学即目前各专业除留级和退学以外的所有毕业生。

②明确自己的档案寄往地（两种选择）：

A 类——未签就业协议的毕业生：自己联系一个县级（包括县级）以上人才交流中心或人事局，家庭所在县或市的人才交流中心或人事局为最佳。

B 类——已签就业协议的毕业生：寄往已签单位（但要求该单位必须是县级以上国营单位，并确保该单位接收和保管档案），参照报到证地址进行邮寄。或选择 A 类

说明：档案只能寄往所在单位或人力资源和社会保障局托管， 不能寄往家里。

2、填写档案寄往地格式说明（按照报到证地址补全后统一填写）

A 类

省+市+人力资源和社会保障局 例如：黑龙江省哈尔滨市人力资源和社会保障局

省+市+县（区）+人力资源和社会保障局 例如：黑龙江省大庆市泰康县人力资源和社会保障局

B 类

省+市+公司名称 (公司部门) 例如：黑龙江省大庆市石油有限责任公司人事部

4、档案寄往地书写规定

①收件单位名称应注明详细的驻地名称。（驻地名称指省、市、县、区、路）

例如：铁道部第十三工程局党委（错误）改为：吉林省长春市铁道部第十三工程局党委

②收件单位名称所带地名与实际驻地不符，应注明实际驻地名称。

例如：南京军区陆军学校（错误） 改为：安徽省滁州市南京军区陆军学校。

③收件单位名称本身不带省名应冠以省名。

例如: 宝清县公安局 (错误) 改为：黑龙江省双鸭山市宝清县公安局

④收件单位名称要书写连贯

⑤收件单位行政级别在县以下单位（乡、镇政府，中学，派出所，街道办事处，车间，工地等）不能投递档案。

3、除 A 类寄发地不需要填写收件单位联系电话和联系人外， B 类档案寄发地必须联系学生，掌握情况填写清楚。

4、毕业生辅导员组织学生填写《2020 届毕业生档案邮政特快专递交寄单》统一制作邮政特快专递交寄单电子版。要求以二级学院为单位进行排序以辅导员所带班级为单位进行填写。

第七步，清点排序。按照交寄单顺序将档案以二级学院为单 位以辅导员所带班级的学号的从小到大的顺序进行排序。

第八步，装入 EMS 封套。将排序好的学生档案装入装入 EMS 封套内并进行封装。每个 EMS 封套上需要标清学生信息，要杜绝装错现象。

第九步，再次清点排序。按照 2020 届毕业生档案邮政特快专递交寄单》的序号以二级学院为单位进行清点排序。

第十步，档案寄发。

1、档案寄住地一律由邮政采用机打，请以学院为单位提供电子表格。

2、已装好的档案辅导员自行进行粘贴邮寄单。

3、不发档、晚发档的学生填写好留校存档登记表

三、装档材料内容：

1、高考成绩

2、高考体检表

3、高中毕业登记表

4、普通高等学校招生考生报名登记表

5、初、高中其他材料（入团材料）

6、大学录取通知书

7、大学新生入学登记表

8、大学体检表

9、大学军训鉴定表

10、大学在籍学生学籍登记表（诚信表）

11、大学学习成绩表及毕业资格审查表

12、学院奖励材料

13、国家奖学金、国家励志奖学金、省级评优材料

14、大学处分材料

15、大学体育合格证

16、高等学校毕业生登记表

17、报到证（白色存根）

18、其他材料

四、档案装档地点及审查安排

由于疫情学生档案的装档工作采用分散装档，集中寄发的方式。以二级学院为单位自行划分装档区域，装档地点自定，全部装档完毕，将集中日期上门接收邮件的方式。(预计 7 月 2日)